Instrucțiuni nr. 82/2010 privind organizarea și desfășurarea activității de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative (extrase)

CAPITOLUL I:  DISPOZIȚII GENERALE

Prezentele instrucțiuni stabilesc cadrul legal privind organizarea și desfășurarea activității de eliberare a apostilei de către instituțiile prefectului.

Lista statelor semnatare ale Convenției este prevăzută în anexa nr. 1.

Lista statelor semnatare ale Convenției cu care statul român a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă este prevăzută în anexa nr. 2.

Activitatea de eliberare a apostilei se desfășoară prin intermediul biroului organizat în cadrul instituțiilor prefectului, denumit în continuare birou apostilă.

Apostila se eliberează prin Sistemul interoperabil centralizat pentru evidența apostilei eliberate de către instituțiile prefectului pentru actele oficiale administrative, denumit în continuare aplicație informatică.

Instituția prefectului, prin biroul apostilă, realizează următoarele activități:

- primirea documentelor cerute de prezentele instrucțiuni pentru eliberarea apostilei;

- verificarea competenței instituției prefectului;

- înregistrarea cererii de eliberare a apostilei;

- verificarea semnăturii și a calității în care a acționat semnatarul actului pentru care se solicită apostilarea și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau a ștampilei de pe act;

- completarea apostilei;

- semnarea apostilei și aplicarea ștampilei cu stemă;

- eliberarea apostilei.

CAPITOLUL II:  PROCEDURA DE ELIBERARE A APOSTILEI

În cadrul biroului apostilă se realizează stabilirea identității solicitantului. 

În cadrul biroului apostilă se asigură:

- înregistrarea cererii depuse de solicitant, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute în prezentele instrucțiuni;

- verificarea actelor pentru care urmează să se elibereze apostila din punct de vedere al integrității fizice a acestora;

- confruntarea datelor înscrise în act cu datele corespunzătoare din cererea completată de către solicitant;

- înregistrarea în aplicația informatică a datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant.

Prefecții dispun măsurile necesare asigurării unei colaborări rapide și eficiente între birourile apostilă.

Apostila și anexa la aceasta sunt generate de aplicația informatică.

În vederea generării apostilei și a anexei se completează câmpurile specifice din aplicația informatică prin introducerea datelor preluate din documentele prezentate de către solicitant și folosindu-se scrierea cu diacritice.

Apostila se semnează de către subprefectul desemnat prin ordin al prefectului. 

În situația în care subprefectul se află în imposibilitate, apostila se semnează de una dintre persoanele împuternicite prin ordin al prefectului să îl înlocuiască pe subprefect, de regulă, persoane care au studii superioare în domeniul științelor juridice.

După semnarea apostilei, subprefectul/persoana împuternicită aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului.

Numele și specimenele de semnătură ale persoanelor desemnate de prefect să semneze apostila se comunică Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare.

Eventualele modificări cu privire la persoanele desemnate se efectuează numai în situații motivate și cu anunțarea prealabilă a Ministerului Administrației și Internelor - structura coordonatoare.

Apostila, completată potrivit prezentelor instrucțiuni, se anexează la actul oficial pentru care a fost eliberată și este valabilă numai însoțită de acesta.

Apostila se atașează la act, iar în zona comună celor două documente, rezultată prin capsare, se aplică ștampila cu stemă a instituției prefectului, jumătate de apostilă, iar cealaltă jumătate pe act.

CAPITOLUL III:  DISPOZIȚII SPECIALE

Personalul desemnat să desfășoare activitatea în cadrul biroului apostilă asigură îndrumarea persoanelor interesate, în vederea familiarizării acestora cu procedura eliberării apostilei pentru actele oficiale administrative.

CAPITOLUL IV:  DISPOZIȚII FINALE

Anexa nr. 1:  Lista statelor semnatare ale Convenției.

Anexa nr. 2:  Lista statelor membre ale Conferinței de Drept Internațional Privat de la Haga cu care România a încheiat convenții, tratate sau acorduri privind asistența juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare.